I vantaggi e gli svantaggi dei sistemi ERP

Le soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning) offrono alle organizzazioni uno sportello unico per la gestione delle operazioni quotidiane. Il software di gestione aziendale ha guadagnato popolarità nel mondo degli affari poiché le organizzazioni cercano di tenere il passo con il panorama in evoluzione. Come per la maggior parte delle soluzioni aziendali, ci sono vantaggi e svantaggi dei sistemi ERP da considerare.

È importante comprendere in che modo la pianificazione delle risorse aziendali può funzionare per un’organizzazione e le sue capacità a livello granulare. Ecco alcuni vantaggi chiave che un sistema di pianificazione delle risorse aziendali può apportare nella gestione di tutti gli aspetti dell’azienda.

Vantaggi dell’ERP

Migliorare il servizio clienti

Il mondo degli affari è ipercompetitivo e lo stesso vale quando si tratta di attrarre e fidelizzare i clienti. L’esperienza del servizio clienti è una parte vitale per un’organizzazione e una soluzione ERP può aiutare a migliorare la gestione delle relazioni con i clienti. Poiché un nuovo sistema come il software ERP riunisce tutte le informazioni sui clienti in un unico posto, può facilitare un servizio clienti più rapido e un approccio più personalizzato.

L’ERP memorizza le informazioni di contatto, la cronologia degli ordini, i casi di supporto passati e altro ancora in un unico sistema semplificato. Separatamente, poiché l’ERP monitorerà gli ordini passati e l’inventario in tempo reale, è molto più probabile che il cliente riceva gli articoli corretti in tempo. Se questi fattori sono presenti, è molto più probabile che un cliente se ne vada felice e ritorni per averne di più in futuro.

Personalizza i rapporti

Il reporting dei dati in tempo reale è uno dei punti salienti di una soluzione ERP e perché rappresenta un serio vantaggio rispetto ad altri sistemi di gestione aziendale. Con gli strumenti di reporting ERP, le organizzazioni possono personalizzare il reporting su molte funzioni diverse, come finanza, inventario, approvvigionamento e risorse umane ed essere in grado di calcolarlo in base a ciò che conta di più per l’organizzazione. Questo approccio su misura consente all’azienda di misurare i KPI che ritiene più importanti e di monitorare le prestazioni dei diversi componenti aziendali.

L’altro vantaggio è che l’ERP offre i dati più recenti in tempo reale. Ciò significa che se un dipendente sta cercando di valutare un problema, non dispone di dati obsoleti da analizzare e ha invece i numeri più accurati e aggiornati a cui fare riferimento. Il reporting personalizzato può aiutare un’organizzazione a prendere decisioni informate, il che è fondamentale quando l’ambiente aziendale è in continua evoluzione.

Ampliare le collaborazioni

Il modo in cui sono costruite le soluzioni ERP garantisce un’eccellente collaborazione tra i diversi dipartimenti. Con applicazioni integrate e archiviazione dei dati in un’unica soluzione, i team ottengono un quadro chiaro di come ciascuno di essi funziona e contribuisce al business.

Con il sistema di pianificazione delle risorse aziendali in atto, i team di tutta l’organizzazione possono comunicare liberamente poiché non funzionano su piattaforme separate. L’integrazione nel back-end è estremamente importante e aiuta i dipendenti a integrarsi e a lavorare come un tutt’uno. Avendo accesso a tutti i dati, un dipendente di un team completamente irrilevante potrebbe essere in grado di segnalare un malfunzionamento o qualcosa che riduce il lavoro duplicato. Questa collaborazione ampliata può aumentare il processo decisionale, pur essendo un’unica fonte di verità per tutte le immissioni di dati.

Maggiore sostenibilità

Il mondo degli affari in rapida evoluzione ha visto una grande enfasi sulla sostenibilità. I vertici aziendali si trovano ad affrontare pressioni da parte di consigli di amministrazione, investitori, clienti e altri soggetti affinché regolino l’impatto negativo delle loro emissioni di carbonio.

Per scoprire come le organizzazioni utilizzano l’implementazione ERP per raggiungere obiettivi di sostenibilità, l’IBM Institute for Business Value (IBV) e SAP, in collaborazione con Oxford Economics, hanno intervistato più di 2.125 dirigenti senior coinvolti nelle strategie di sostenibilità ambientale delle loro organizzazioni, in tutto il mondo e in tutti i settori. Il risultato sorprendente: coloro che superano la concorrenza in termini sia ambientali che finanziari vantano anche l’implementazione ERP più impegnata.

Migliora la trasparenza e gli insight

Uno dei vantaggi dell’ERP è che offre pieno accesso a tutte le funzioni e processi aziendali in un’organizzazione, tutto in un unico posto. Con l’implementazione dell’ERP, i dipendenti di livello esecutivo possono accedere ai dati di ogni reparto. La soluzione ERP monitora i dati quotidianamente e può fornire informazioni quotidiane, aiutando un’organizzazione a essere il più precisa possibile quando si tratta di fattori quali i livelli di inventario e le operazioni aziendali.

La visibilità completa fornita dall’ERP offre ai leader dell’organizzazione informazioni aziendali più funzionali e previsioni aziendali più accurate. Di conseguenza, ciò può semplificare le attività e rendere i flussi di lavoro più chiari e concisi. Inoltre, disporre di modelli di previsione accurati rappresenta un vantaggio competitivo, poiché consente di migliorare la strategia e il processo decisionale basati sui dati. Poiché l’ERP può monitorare ciascun reparto e conservare tutti i dati in un unico posto, esiste l’opportunità di processi più efficienti e di una migliore collaborazione incrociata. Inoltre, l’ERP può migliorare la sicurezza dei dati aziendali nell’intera organizzazione sia per i sistemi ERP locali che basati su cloud.

Un esempio del successo di un’implementazione ERP è Neste, leader di mercato nel diesel rinnovabile, nel carburante per l’aviazione sostenibile e nei polimeri e prodotti chimici rinnovabili con sede a Espoo, in Finlandia. L’azienda ha adottato un approccio di squadra quando si è trattato di implementare il suo nuovo sistema ERP. Neste ha collaborato con IBM Consulting™ per SAP per implementare la soluzione SAP S/4HANA sul cloud Microsoft Azure nella maggior parte delle sue operazioni, comprese le catene di fornitura delle energie rinnovabili. La nuova piattaforma ERP di Neste consente di migliorare l’efficienza dei processi della supply chain e di rendere i dati più trasparenti. “Tra i vantaggi di più ampia portata”, osserva Marko Mäki-Ullakko, responsabile dell’ERP integrato di Neste, “c’è la capacità di individuare e risolvere le inefficienze dei processi”.

“Siamo stati in grado di utilizzare le funzionalità di rilevamento dei processi di SAP per individuare i colli di bottiglia nella catena di fornitura e nella produzione”, ha spiegato. “In questo modo, SAP integrato è stato e sarà uno strumento fondamentale per i nostri sforzi di ottimizzazione dei processi”.

Aumentare flessibilità e scalabilità

Una delle caratteristiche uniche del software ERP è l’inclusione di applicazioni o moduli per soddisfare le più diverse esigenze aziendali. Le applicazioni ERP, come approvvigionamento, gestione della catena di fornitura, gestione dell’inventario e dei progetti, sono tutte applicazioni separate offerte dall’ERP.

Le applicazioni ERP possono essere indipendenti ma possono anche essere integrate nell’intero sistema ERP, facilitando la scalabilità e la configurazione in un’organizzazione. Essendo in grado di aggiungere o eliminare applicazioni, l’ERP può aiutare a far crescere un’azienda man mano che si evolve nel tempo.

La scalabilità apparirà diversa a seconda della soluzione ERP che la tua organizzazione sceglie di utilizzare. Se un’azienda prevede di crescere rapidamente nel tempo, il sistema ERP basato su cloud è la scelta migliore poiché i sistemi ERP cloud vengono eseguiti su server remoti.

Aumentare la produttività

Automatizzando diverse attività, il software ERP consente ai dipendenti di lavorare su attività più pertinenti e di aumentare l’efficienza. Il sistema ERP aumenta la produttività in una serie di modi diversi, tutti derivanti dall’automazione delle attività di base e dalla semplificazione dei processi. Con l’approccio semplificato di un sistema ERP, c’è meno tempo dedicato alla ricerca di informazioni e consente ai dipendenti di svolgere altre attività più velocemente. L’immissione manuale dei dati non è necessaria, rendendo le attività come la gestione dell’inventario molto più semplici e il monitoraggio delle metriche molto più semplice.

Con una lente d’ingrandimento sull’intera organizzazione, i dipendenti non hanno più il compito di rintracciare il set di dati corretto o il dipendente che sa come funziona un determinato processo e possono invece concentrarsi su attività e progetti più importanti. Le soluzioni ERP offrono queste funzionalità utilizzando tecnologie come l’intelligenza artificiale (AI), l’apprendimento automatico, l’automazione dei processi robotici e altro ancora. Queste tecnologie supportano le funzionalità di automazione e suggerimento intelligente nelle applicazioni software ERP.

Ridurre i costi correnti

Il modo in cui è strutturata una soluzione ERP fa sì che l’immissione dei dati avvenga solo una volta ma possa servire a più scopi all’interno dell’organizzazione. Ciò può comportare un risparmio di tempo e denaro per l’azienda poiché semplifica le attività ridondanti. I costi iniziali e i risparmi sui costi dipenderanno anche dal tipo di soluzione ERP scelta.

Senza una soluzione software ERP centralizzata, le organizzazioni si affidano a numerosi sistemi per gestire il business. Maggiore è il numero di sistemi, maggiori saranno i potenziali costi IT. Un sistema ERP potrebbe potenzialmente ridurre tali costi. Separatamente, potrebbe anche ridurre i requisiti di formazione per l’utente finale poiché avrebbero bisogno di apprendere solo su un sistema. Ciò potrebbe comportare una maggiore redditività e meno interruzioni.

Standardizzare i processi aziendali

Lo scopo dell’implementazione di una soluzione ERP è quello di evidenziare e sviluppare le migliori pratiche e coerenze di un’organizzazione. Ciò consente di semplificare le operazioni e standardizzare i flussi di lavoro, riducendo in definitiva il lavoro manuale e l’errore umano in tutta l’azienda. Piattaforme come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) possono essere facilmente integrate nel sistema ERP.

Il software ERP offre molti vantaggi, ma la standardizzazione è uno dei più importanti. Affidandosi alla standardizzazione e alla configurazione, le organizzazioni potrebbero anche vedere ridotti costi di progetto e una migliore collaborazione tra i team con meno attriti.

Svantaggi dell’ERP

Aumentare la complessità

L’ERP è uno strumento di gestione aziendale onnicomprensivo e può essere piuttosto complesso. Il software può essere entusiasmante. Le organizzazioni possono lasciarsi prendere da questa eccitazione e rischiare di non riuscire a elaborare un piano ben ponderato per l’implementazione dell’ERP.

I processi di alcune organizzazioni potrebbero ritenere la soluzione ERP troppo grande e non adatta alle proprie esigenze. Ciò può comportare un ROI scarso e dovrebbe essere evitato se possibile. Il modo migliore per evitare queste insidie ​​è creare una formazione utente basata sui ruoli e semplificare il software ERP per adattarlo alle esigenze della tua organizzazione.

Aggiungi i costi a breve termine

Ci sono molteplici fattori da considerare quando si pensa di passare a un software ERP. Uno di questi è il costo; non solo il costo del software, ma anche il costo del tempo e delle risorse necessarie per implementare il sistema e formare i dipendenti in tutti i reparti.

Un altro aspetto dei costi sono i costi operativi correnti richiesti da una soluzione ERP, in particolare una soluzione ERP locale. Il modo migliore per evitare questi costi correnti è utilizzare un sistema ERP basato su cloud, ovvero una soluzione SaaS (Software-as-a-Service) che può essere eseguita da qualsiasi luogo.

Un altro fattore da considerare è la gestione delle modifiche richiesta quando si implementa un sistema ERP. L’implementazione dell’ERP richiede modifiche ai processi aziendali e ai flussi di lavoro. Questi cambiamenti rappresentano importanti investimenti in termini di tempo e risorse. Quando selezioni il software ERP, considera questi fattori e seleziona il tipo di sistema che meglio si adatta alle esigenze della tua organizzazione.

Più dispendioso in termini di tempo

Poiché l’ERP è personalizzabile e non è un software valido per tutti, può richiedere molto tempo. La personalizzazione rappresenta un enorme vantaggio per la soluzione ERP, ma può rappresentare una sfida in quanto deve essere costruita da zero.

Un processo di implementazione richiede tempo; le organizzazioni devono prepararsi per un lungo processo. Il tempo necessario per il trasferimento al sistema ERP dipende dal sistema legacy utilizzato. Il modo migliore per evitare questo problema è, ancora una volta, disporre di un piano di implementazione ERP che sia chiaro, conciso e comprenda un team di implementazione assegnato.

IBM ed ERP

La migrazione da un sistema legacy al software ERP può rappresentare un’impresa enorme, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione. Quando si considera una soluzione ERP, è importante coinvolgere esperti per aiutare a gestire un piano di implementazione fluido e trasparente.

Gli esperti IBM Consulting® possono aiutare la tua organizzazione a migrare con successo le applicazioni ERP legacy nel cloud, riprogettare i processi per sfruttare dati, intelligenza artificiale e automazione e trasformare la finanza in un vantaggio competitivo all’interno della tua azienda.

I servizi gestiti SAP per applicazioni ed ERP possono aiutarti a gestire i carichi di lavoro di un’organizzazione, offrendoti più tempo per concentrarti sull’innovazione e sulle nuove opportunità. I servizi gestiti per le applicazioni SAP consentono l’agilità e l’ottimizzazione delle risorse supportando e ottimizzando le funzioni operative sottostanti. Aree come il reporting su sicurezza e conformità, la gestione delle applicazioni e la fornitura di servizi alle linee di business diventano più prevedibili dal punto di vista dei prezzi, delle risorse e del carico di lavoro.

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