Come implementare la pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

Una volta che la tua azienda ha deciso di passare a un sistema software ERP (Enterprise Resource Planning), il passo successivo è implementare l’ERP. Affinché un’azienda possa vedere i vantaggi dell’adozione di un ERP, è necessario prima che venga implementato in modo corretto ed efficiente da un team che in genere comprende anche un project manager e responsabili di reparto.

Questo processo può essere complicato e travolgente, a seconda delle esigenze della tua organizzazione. Tuttavia, una volta implementato con successo il nuovo software, le organizzazioni vedranno idealmente i vantaggi in termini di aumento di produttività e risparmio sui costi che un sistema ERP può apportare alla tua azienda. Il passaggio a un sistema ERP può semplificare le esigenze aziendali e portare vantaggi sia all’utente finale che all’intera organizzazione.

Passi per implementare l’ERP

Di seguito è riportata la suddivisione di un piano di implementazione ERP passo dopo passo. Inizieremo esaminando cosa dovrebbero fare le organizzazioni prima di scegliere un sistema ERP e poi approfondiremo le migliori pratiche per il successo dell’implementazione.

1. Scoprire e pianificare l’implementazione dell’ERP

Prima che possa avvenire il processo di implementazione dell’ERP, un’organizzazione deve valutare come funzionano i suoi attuali sistemi. Questo è il primo passo verso un’integrazione di successo della pianificazione delle risorse aziendali e deve essere completato prima di scegliere un software ERP.

Nella prima fase di questa metodologia di implementazione, un’organizzazione deve rivedere il sistema e i processi attuali per ottenere un quadro completo di come funziona l’azienda e dove potrebbero esserci insidie. In questa fase, dovrebbe essere istituito anche un team di progetto di implementazione dell’ERP con compiti decisionali. Le aree da valutare possono includere finanza, produzione, inventario, vendite e altro ancora. Questo passaggio sarà importante anche per comprendere le lacune e le problematiche attuali, come le inefficienze dei processi e i potenziali requisiti per il sistema ERP.

Una volta valutata la revisione del sistema attuale dell’organizzazione, del flusso di lavoro e delle funzioni quotidiane, è il momento di selezionare il sistema ERP giusto che soddisfi i requisiti aziendali, come la previsione del budget e i prezzi. In questa prima fase è possibile acquisire un software ERP se i requisiti sono stati ben definiti. Questi requisiti dipenderanno dal fatto che un’organizzazione utilizzi il sistema ERP in locale o nel cloud ERP.

Il passaggio a un moderno sistema ERP può essere molto semplice se esiste una tabella di marcia e un piano di progetto chiari per l’implementazione dell’ERP. Una conversazione chiara e onesta con i dipendenti garantirà il consenso dell’organizzazione.

Domande da porre quando si definisce l’ambito delle esigenze della propria organizzazione:

• Quali funzioni aziendali saranno automatizzate dal software ERP?
• Quali sono i requisiti specifici dei dati del sistema ERP ed è compatibile?
• Quali indicatori chiave di prestazione (KPI) devono essere monitorati?
• Il software è sufficientemente scalabile e flessibile da evolversi con le esigenze dell’organizzazione?
• Qual è il periodo di tempo per l’implementazione e la distribuzione?

2. Crea un progetto e preparati a implementarlo

A questo punto hai scelto il sistema ERP per la tua azienda. Il passo successivo è la fase di progettazione. Questo è il passaggio per configurare la soluzione software ERP in modo che si adatti alle esigenze specifiche della tua organizzazione.

Una nuova progettazione richiede la gestione delle modifiche per rendere i flussi di lavoro più efficienti, insieme alla potenziale necessità di nuovi processi aziendali che si adattino meglio al sistema ERP di prossima implementazione. È importante avere un team all’interno dell’organizzazione dedicato a questa fase di progettazione e alla definizione di un piano appropriato.

Passaggi per configurare il sistema ERP:

• Crea una struttura organizzativa definendo tutti gli aspetti necessari della tua attività, come il piano dei conti, i centri di costo e le business unit.
• Personalizza il tuo software ERP in modo che si allinei ai flussi di lavoro esistenti e imposta i moduli che ritieni necessari alla tua organizzazione, come la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), le risorse umane e la gestione della catena di fornitura.
• Imposta i parametri per i ruoli utente e le autorizzazioni in modo da poter controllare l’accesso di tutti al sistema e assicurarti che vengano implementati i controlli dei dati.
• Integra il software ERP con altri sistemi esistenti all’interno della tua organizzazione come software di contabilità, gestione dell’inventario e piattaforme di e-commerce, se applicabili.

3. Migrazione e sviluppo

Una volta stabiliti i requisiti di progettazione, può iniziare la fase di sviluppo. Ciò comporta la personalizzazione del software in modo che possa avvenire la riprogettazione. La fase di sviluppo, o preparazione, è vitale e può essere un compito arduo; ma se fatto correttamente, potrebbe aiutare il tuo sistema ERP a funzionare a lungo termine.

Hai stabilito una riprogettazione, ora è il momento di pulire e formattare i dati del sistema attuale in modo che siano compatibili con il nuovo sistema. In questa fase, un’organizzazione dovrà valutare e preparare tutti i dati esistenti in un formato compatibile che si adatti al nuovo software ERP. Una volta caricato nel nuovo sistema e formattato correttamente, è possibile eseguire il primo test ERP. In questo passaggio dovresti anche monitorare e annotare i parametri chiave delle tue operazioni aziendali, comprese eventuali interruzioni.

Modi per pianificare e preparare i dati per la migrazione:

• Completa un audit dei dati di tutti i sistemi e le applicazioni legacy esistenti per avere un quadro chiaro della migrazione dei dati.
• Categorizza i tipi di dati di cui hai bisogno per la migrazione e identifica eventuali ridondanze analizzando i dati e ripulendoli per verificarne la precisione.
• Definisci quale metodo di trasferimento dati desideri utilizzare e testalo per assicurarti che sia il processo di migrazione corretto.
• Preparare un piano di backup e un piano di ripristino nel caso in cui si verifichino errori o si perdano dati.
• Creare una politica di governance dei dati e mettere in atto protocolli.

4. Testare il sistema ERP

Sono state adottate tutte le misure preventive e ora è il momento di eseguire alcuni test del sistema prima della messa in funzione. In questa fase, lo sviluppo potrebbe ancora verificarsi e questo è normale. Potrebbe verificarsi il test di un modulo ERP e potrebbe essere necessario apportare correzioni o aggiustamenti, mentre altri moduli vengono testati contemporaneamente. I membri del team dovrebbero essere sottoposti a formazione per gli utenti e anche le principali parti interessate dovrebbero essere coinvolte in questo processo di test.

È fondamentale testare l’intero sistema e garantirne il corretto funzionamento e l’esecuzione accurata dei dati. Questa è la fase più importante perché garantirà che tutte le applicazioni e i processi di sistema funzionino come dovrebbero prima che il software ERP sia ufficialmente installato e funzionante.

Cose da ricordare durante la fase di test:

• Tieni traccia dei criteri di accettazione degli utenti e documenta le informazioni.
• Testare la funzionalità del sistema dall’inizio alla fine e convalidare tutti i dati migrati per motivi di precisione.
• Verificare l’accessibilità dell’utente effettuando revisioni ed esaminando il feedback.
• Condurre tutti i test necessari prima di distribuire il software ERP, come testare i processi di automazione, i flussi di lavoro e la sicurezza del sistema.
• Garantire che il sistema ERP sia compatibile con gli altri sistemi e applicazioni esistenti.
• Assicurarsi che tutti i dipendenti siano formati sul sistema; prendere in considerazione l’implementazione del software ERP in più fasi prima di estenderlo a tutta l’azienda.

5. Fornire un sistema ERP implementato con successo

Se tutti i passaggi precedenti sono stati eseguiti, allora ottime notizie: la tua organizzazione è pronta a lanciare il suo nuovo sistema ERP. Supponendo che tutti i dipendenti abbiano ricevuto una formazione adeguata sul software, è giunto il momento di implementare la nuova soluzione ERP.

Il team di progetto che ha avviato il processo di implementazione dovrebbe essere pronto nel caso in cui i dipendenti siano confusi o sorgano altri potenziali problemi. Preparati ai problemi e predisponi piani di emergenza in caso di malfunzionamento grave. Tutti i moduli ERP possono essere distribuiti contemporaneamente, ma possono anche essere eseguiti in più fasi. Alcune organizzazioni potrebbero scegliere di dare priorità ad alcuni moduli e aggiungerne altri man mano che procedono, il che è del tutto normale.

Non esistono due organizzazioni uguali e l’implementazione di un software ERP può differire notevolmente, ma ricorda di rendere la soluzione ERP accessibile a tutti i dipendenti e di assicurarti che i processi automatizzati siano attivati.

Cosa cercare una volta avvenuta l’implementazione:

• I dati sono accurati e funzionano correttamente?
• Tutti gli utenti hanno accessibilità in tempo reale senza problemi?
• I protocolli di sicurezza sono in atto e funzionanti?
• Il flusso di lavoro è in atto e l’elaborazione è corretta?

6. Gestisci la tua soluzione ERP

Ora, presupponendo che l’implementazione sia completa, è importante creare un protocollo per la manutenzione continua del sistema ERP. La tua organizzazione dovrebbe eseguire controlli di manutenzione regolari e aggiornare periodicamente il software. Creare un team o disporre di un professionista per mantenere l’integrità del tuo sistema ERP è fondamentale per la longevità della soluzione.

Il fornitore ERP selezionato dovrebbe essere disponibile per qualsiasi domanda e manutenzione continua o aggiornamenti necessari. Le migliori pratiche per questo processo di implementazione dovrebbero includere un team ben gestito e una forte comunicazione tra l’organizzazione, i suoi dipendenti e le principali parti interessate per garantire che la soluzione ERP funzioni in modo efficace ed efficiente.

Migliori pratiche per la gestione del tuo nuovo sistema ERP:

• Ascolta spesso il feedback degli utenti e dei clienti.
• I sistemi ERP locali richiederanno aggiornamenti periodici del software e talvolta anche aggiornamenti dell’hardware, mentre l’ERP basato su cloud si aggiornerà automaticamente.
• Creare procedure operative standard (SOP) per garantire che i problemi comuni possano essere risolti rapidamente.

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